6 pravidel pro psaní e-mailu

Už nějaký ten pátek jsou e-maily jedním z nejdůležitějších nástrojů komunikace. I přesto, že se pohybujeme v záplavě chatovacích aplikací a sociálních sítí, kde vládne neformální komunikace, je dobré mít na paměti, že psaní e-mailů by mělo mít určitou štábní kulturu. Přečtěte si šest tipů, které vám pomůžou zvládnout umění psaní e-mailů.

1)    Neopomínejte předmět e-mailu

Předmět je totiž první věc, kterou příjemce uvidí. Dobrý předmět nastíní obsah vašeho e-mailu a usnadní organizaci v e-mailové schránce.

Věděli jste, že řada serverů používá předmět e-mailu k určení, zda se jedná o spam, nebo ne? Dejte si pozor, aby váš e-mail neobsahoval slova a fráze typické pro spam a nedostal se do spamové složky.

2)    Začněte vhodným oslovením

Ať už píšete formální e-mail nebo neformální, oslovení by nemělo chybět ani v jednom případě. Tady je pár pravidel, která platí pro každý typ oslovení:

• Oslovujte v 5. pádu, to znamená, že v případě, kdy budete e-mail adresovat konkrétní osobě, její jméno nebo příjmení skloňujte.
  • Vážený pane Nováku,
  • Ahoj Honzo,
• Za oslovením pište čárku a další větu začínejte malým písmenem na dalším řádku.
• Pokud znáte jméno příjemce oslovte jej jménem, pokud ne, zvolte neutrální oslovení – Vážená paní / Vážený pane, popřípadě Dobrý den.
• V případě, že budete komunikovat s osobou z akademického prostředí, oslovujte ji vždy nejvýznamnějším titulem.

3)    Vyjadřujte se jasně a stručně

Aby byl e-mail nástrojem efektivní komunikace, je potřeba psát stručně, výstižně a věcně. Nikdo nemá čas číst sáho dlouhé romány, které nemají hlavu ani patu. Proto se snažte:

• psát e-maily co nejkratší,
• hned v úvodu sdělit, za jakým účelem e-mail píšete
• a předejít dalším dotazům a nejasnostem.

4)    Zachovejte vlákno

Není nic horšího než hledat všechnu související korespondenci k danému tématu v hromadě došlých e-mailů, protože někdo přerušil vlákno a poslal zcela nový e-mail. Při sdružování zpráv do vláken se snadno zorientujete mezi všemi došlými e-maily, a navíc si můžete během chvilky připomenout, v jaké fázi se korespondence nachází.

5)    Pozor na chyby

Gramatické chyby, nesprávné používání interpunkce nebo překlepy nepůsobí dobře. Do určité míry je e-mail vaší vizitkou a s mnoha lidmi je to možná jediný způsob společné komunikace. Proto si po sobě e-mail vždy přečtěte, abyste ho mohli odeslat s čistým svědomím, že neobsahuje zbytečné chyby.

6)    Ujistěte se, že je e-mail kompletní

Taky se vám už někdy stalo, že jste napsali e-mail, odeslali ho a najednou vám došlo, že na to nejdůležitější – přílohu, jste zapomněli? Nebo jste někdy poslali e-mail, který nebyl dopsaný? Abyste se těmhle přešlapům vyhnuli, stačí dodržovat jednoduché pravidlo: Adresáta zadávejte jako poslední údaj.

 

Proč dodržovat pravidla pro psaní e-mailu?

S největší pravděpodobností pro komunikaci s kamarádkou nebudete využívat e-mail, za to pro komunikaci s potenciálními klienty, partnery nebo kolegy v práci nejspíš ano. I z toho důvodu je dobré psaní e-mailu věnovat větší pozornost, abyste zanechali kladný dojem a přispěli k efektivní komunikaci.

Děsí vás představa přeplněné e-mailové schránky a trávení několika hodin denně odepisováním na e-maily? Chcete dodržovat všechna pravidla pro psaní e-mailů, ale zároveň na to nemáte čas? Pak nechte veškerou administrativu na nás. My v myTimi vám pomůžeme nejen s psaním e-mailů, ale například i s přípravou podkladů a prezentací nebo formátováním dokumentů.

Zdroj foto: Rawpixel.com / Shutterstock.com