Co musí obsahovat faktura

Podnikáte a vystavujete faktury, nebo se chystáte vyhotovit svůj první doklad? Pravděpodobně nechcete řešit problém s neplatným dokumentem, a proto se ptáte, jak vše vyplnit správně. Zaměřili jsme se na povinné náležitosti faktur neplátců i plátců DPH, faktur ze zahraničí i těch zálohových.

K čemu slouží faktura?

Faktura představuje dokument, kterým prodejce požaduje po zákazníkovi platbu za poskytnuté produkty či služby. Tento doklad můžeme odběrateli předat před uskutečněním služeb nebo až poté. Faktura funguje jako dokumentace provedeného prodeje, dále slouží například pro účely daňových přiznání.

Neplátci DPH mají při vystavování faktur méně povinností než plátci. Ze začátku nemusí vést ani účetnictví, postačí jim mít daňovou evidenci, nebo uplatňovat paušální výdaje či paušální daň.  Plátci DPH mají ve srovnání s neplátci více povinností v oblasti vedení účetnictví a dodržování příslušných daňových předpisů. Na jejich vystavované faktuře toho musí být více.

Co musí obsahovat faktura?

Podrobnosti o povinných náležitostech faktury najdete v zákoně č. 89/2012 Sb., který je součástí občanského zákoníku. Faktura podle něj musí obsahovat:

• údaje o prodávajícím – jméno a příjmení dodavatele, nebo název firmy,
• fakturační adresu – sídlo firmy nebo fyzické osoby,
• identifikační číslo podnikatele (IČO),
• a označení registru, ve kterém je podnikatel zapsaný – obchodní nebo živnostenský rejstřík.

Všechny uvedené údaje byste měli shromáždit také o odběrateli neboli příjemci faktury. To ale stále nestačí, musíte se zaměřit i na další náležitosti faktury, které stanovuje Zákon o účetnictví:

• označení dokladu – pojem „faktura“ a číslo faktury,
• druh dodávaného zboží nebo služby a jeho množství,
• cenu za zboží/službu nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
• datum vystavení faktury,
• splatnost faktury (kromě situace, kdy je osobou povinnou přiznat daň odběratel, nebo pokud je plnění od daně osvobozené).

Plátci DPH musí na faktuře uvést navíc daňové identifikační číslo (DIČ), označení „plátce DPH“, datum uskutečnění zdanitelného plnění (obvykle datum dodání výrobku či služby), základ, sazbu a výši daně v české měně.

Jaké údaje uvést v zálohové faktuře?

Zálohovou fakturu vystavujete v situaci, kdy potřebujete, aby vám váš zákazník zaplatil část peněz ještě před uskutečněním služby nebo výrobou produktů (zpravidla se jedná o výrobu na míru).

Náležitosti zálohové faktury jsou:

• částka k úhradě,
• variabilní symbol a číslo účtu pro platbu,
• popis služby nebo zboží, za které vám budou platit,
• případně také datum splatnosti.

Jak má vypadat faktura ze zahraničí?

Pokud se zabýváte prodejem a vystavováním faktur do zahraničí, většina pravidel je podobná jako u tuzemských dokladů. Je však důležité věnovat pozornost použitému jazyku, číslu účtu, měně faktury, přepočtu na české koruny a informaci o DPH.

Tyto náležitosti faktury ze zahraničí jsou povinné:

• IBAN a SWIFT,
• kurz (neplátci DPH – ke dni vystavení, plátci DPH – ke dni uskutečnění zdanitelného plnění),
• DPH v cizí měně i v Kč,
• jazyk, kterému rozumí příjemce faktury (např. rodný jazyk klienta).

Jak zajistit správné dodržování náležitostí faktury?

Faktura se považuje za neplatnou, pokud má nesprávné informace nebo některé údaje vůbec neobsahuje. Abyste se této situaci vyhnuli a nemuseli všechny povinné údaje hlídat, může vám vystavování usnadnit fakturační software. Díky němu minimalizujete riziko chyb a na chybějící nebo neplatné údaje vás upozorní.

Zdroj foto: Shutterstock.com